COPROPRIETES ET COVID 19 - ALLONS-NOUS VERS LA DEMATERIALISATION DES ASSEMBLEES GENERALES ?

Comment éviter la rupture dans la gestion et le fonctionnement des copropriétés, alors que la crise sanitaire a empêché depuis le 12 mars 2020 la tenue des assemblées générales ?

Trois ordonnances auront été nécessaires pour régler la difficulté : l'ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020, dont l’article 22 comporte des « Dispositions en matière de copropriété », modifié par l’article 1^er de l’ordonnance 2020-460 du 22 avril 2020 et par l’article 13 de l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020.

L’ensemble de ces dispositions a pour objet de pallier l'impossibilité pour les copropriétaires de se réunir en assemblée générale alors que le contrat du syndic et le mandat des membres du conseil syndical arrivent à leur terme pendant la période comprise entre le 12 mars et le 23 juillet 2020 inclus.                 

Dans la mesure où la jurisprudence refuse toute tacite reconduction ou mandat tacite,  le terme de son contrat dépassé, le syndic n'a plus aucune qualité pour représenter le syndicat et intervenir dans sa gestion. Il ne peut ni poursuivre le recouvrement des charges, ni représenter le syndicat en justice, ni commander des travaux, ni surtout convoquer l'assemblée générale, étant rappelé que l’autorité judiciaire ne peut se substituer à la décision d’assemblée générale et que la ratification des travaux ne peut résulter de l’approbation des comptes.

1/ - L’article 13 de l’ordonnance du 20 mai 2020 arrête trois dates et définit deux périodes:

- Les contrats de syndic ayant pris fin entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020 inclus sont automatiquement renouvelés dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat adopté par la prochaine assemblée générale ; la rémunération forfaitaire du syndic est déterminée pendant cette période au prorata de la durée du renouvellement de son contrat.

- Le nouveau contrat doit prendre effet au plus tard le 31 janvier 2021 ; il mettra fin au contrat renouvelé d’office.

La prochaine assemblée devra se tenir en conséquence au plus tard le 30 janvier 2021 puisqu’aux termes de l'ordonnance du 30 octobre 2019, le contrat du syndic prend effet au plus tôt un jour franc après la tenue de l'assemblée générale.

Les mêmes dispositions s’appliquent au mandat des membres du Conseil Syndical.

ATTENTION le 31 janvier 2021 le contrat du Syndic et les mandats des membres du Conseil Syndical prendront fin de plein droit si aucune assemblée ne s’est réunie.

Si le syndic ne parvient pas à tenir l'assemblée générale avant le 30 janvier 2021, il faut à tout le moins qu'il l'ait convoquée tant que son mandat était encore valable, sous peine de nullité de la convocation.

Pour les contrats renouvelés par une assemblée qui s’est tenue avant le 12 mars et qui ont pris effet à compter du 12 mars 2020, le législateur a pris le soin de préciser que l’ordonnance était sans effet.

2/ - L’article 13 donne également la faculté à compter du 1er juin 2020 de tenir les assemblées générales par voie de communication électronique ou en recueillant les votes par correspondance.

Nous savons que, pour régler le problème de l’absentéisme, cette faculté avait déjà été introduite par la loi ELAN du 23 novembre 2018, et  figure aujourd’hui à l’article 17-1 A de la loi de 1965  et aux articles 13-1, 13-2,14 et 17 du décret du 17 mars 1967; mais elle a été très peu mise en pratique, car la participation à une assemblée par visioconférence exige selon la loi une délibération préalable de l’assemblée générale qui définisse les moyens techniques du système sécurisé à mettre en place, et arrête son coût, qui sera supporté par les copropriétaires, sur la base de devis proposés par le Conseil Syndical ou le Syndic; le système choisi doit permettre de réaliser une bonne transmission des voix électroniques et la retransmission continue et simultanée des délibérations, proposer un vote sécurisé à distance et un émargement électronique de la feuille de présence, enfin assurer l’identification des copropriétaires qui participent à l’assemblée à distance.

Quant au  vote par correspondance il est soumis, nous dit l’article 17-1 A, à l’envoi d’un formulaire « établi conformément à un modèle fixé par décret »; il a fallu attendre un arrêté du 2 juillet 2020 pour connaître enfin la teneur de ce formulaire et donner  aux copropriétaires, qui ne souhaitent ou ne peuvent être présents à l'assemblée, la possibilité de voter par correspondance.

Les dispositions dérogatoires de  l’article 13 de l’ordonnance du 20 mai 2020 ont pour objet d'oublier ces contraintes puisqu'entre le 1^er juin 2020 et le 31 janvier 2021, la faculté de tenir une assemblée générale entièrement dématérialisée est laissée à la seule discrétion du syndic.

Le Syndic peut décider que l’assemblée se tiendra par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, et c’est à lui de décider des moyens et supports techniques qui permettront l'identification des copropriétaires, la tranmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations. Lorsque cette première solution est impossible, le syndic peut décider de recueillir les votes par correspondance en utilisant à partir du 2 juillet 2020 le formulaire requis; la primauté est toutefois donnée à la participation des copropriétaires à distance.

Si l’assemblée avait déjà été convoquée, le syndic devra informer, si possible par lettre recommandée, les copropriétaires au moins 15 jours avant l’assemblée initialement prévue en présentiel, de la manière dont il a finalement décider de tenir l’assemblée : visio-conférence ou tout autre moyen de communication électronique ou vote par correspondance.  

3/ L’assemblée virtuelle se déroulera de la façon suivante :

- Les missions incombant au Président de séance et aux scrutateurs, en l’occurrence certification de la feuille de présence et signature du procès-verbal, seront assurées par le Président du Conseil Synfical, à défaut l’un de ses membres ou encore des copropriétaires votant désignés par le Syndic ; ces formalités devront être  effectuées dans les 8 jours de l’assemblée.

- Les délégations de vote sont facilitées : un copropriétaire peut recevoir plus de trois pouvoirs si le total des voix de son mandant n’excède pas 15% de l’ensemble des voix .                                                                       

En conclusion, félicitons le Gouvernement pour ces mesures efficaces qui vont entre le 1^er juin 2020 et le 31 janvier 2021 considérablement faciliter la vie des copropriétés.